Υπηρεσιακός φάκελος: 7 έλεγχοι για κρίσεις προϊσταμένων

Τι θα βρείτε εδώ: έναν πρακτικό τρόπο οργάνωσης του φακέλου, πίνακα ελέγχου και υπόδειγμα αιτήματος προς τη μονάδα προσωπικού. Τα έγγραφα που αναφέρονται βοηθούν στον έλεγχο των στοιχείων σας. Δεν αποτελούν επίσημο κατάλογο δικαιολογητικών κάποιας πρόσκλησης.

Γιατί έχει σημασία ο έλεγχος του υπηρεσιακού φακέλου;

Ο ν. 5331/2026, ΦΕΚ Α΄ 142/18.9.2026 αναθέτει στις μονάδες διοικητικού/προσωπικού τον έλεγχο, τη διόρθωση και την επικαιροποίηση των στοιχείων που χρειάζονται για την επιλογή προϊσταμένων στο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού της Δημόσιας Διοίκησης, το ΣΔΑΔ.

Παράλληλα προβλέπει ενημέρωση των υπαλλήλων ώστε να ελέγξουν τις καταχωρίσεις τους. Η δική σας προεργασία είναι να συγκεντρώσετε τα σχετικά έγγραφα και να μπορείτε να δείξετε συγκεκριμένα ποιο στοιχείο χρειάζεται διευκρίνιση.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με έναν απλό φάκελο στον υπολογιστή σας. Για κάθε έγγραφο κρατήστε κατανοητό όνομα αρχείου, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου όπου υπάρχει. Έτσι θα βρίσκετε εύκολα την πράξη που στηρίζει κάθε καταχώριση.

1. Επιβεβαιώστε κατηγορία, κλάδο και βαθμό

Ελέγξτε πρώτα πώς αποτυπώνεται η σημερινή υπηρεσιακή σας κατάσταση: κατηγορία εκπαίδευσης, κλάδος, ειδικότητα, βαθμός και φορέας στον οποίο ανήκετε οργανικά. Αν έχει μεσολαβήσει μετάταξη, προαγωγή ή άλλη υπηρεσιακή μεταβολή, διασταυρώστε ότι έχουν ενημερωθεί τα αντίστοιχα στοιχεία.

Τι να αναζητήσετε: τις πράξεις διορισμού ή πρόσληψης, μετάταξης και βαθμολογικής κατάταξης ή προαγωγής που σας αφορούν. Δεν χρειάζεται να συγκεντρώσετε άσχετα έγγραφα· ξεκινήστε από εκείνα που εξηγούν τη σημερινή σας κατάσταση.

Ελέγξτε ιδιαίτερα τον φορέα οργανικής υπαγωγής σας, καθώς δεν ταυτίζεται κατ’ ανάγκη με τον φορέα στον οποίο υπηρετείτε με απόσπαση. Η διάκριση αυτή βοηθά να απευθύνετε το ερώτημά σας στη σωστή μονάδα προσωπικού.

Για την πρώτη εφαρμογή: το άρθρο 28 παρ. 11 περ. β΄ συνδέει τη συμμετοχή στην πρώτη γραπτή εξέταση και με την οργανική υπαγωγή σε φορέα που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής κατά τον χρόνο δημοσίευσης της πρόσκλησης. Οι μεταβατικές προϋποθέσεις χρειάζονται χωριστό έλεγχο από το πάγιο σύστημα. Μην εξάγετε συμπέρασμα επιλεξιμότητας μόνο από την ονομασία του βαθμού σας ή τον φορέα όπου υπηρετείτε.

2. Διασταυρώστε τον χρόνο πραγματικής δημόσιας υπηρεσίας

Καταγράψτε τα διαστήματα δημόσιας υπηρεσίας με ημερομηνία έναρξης και λήξης ανά φορέα. Ελέγξτε αν ο χρόνος που εμφανίζεται στον φάκελο συμφωνεί με τις πράξεις ανάληψης υπηρεσίας και τις σχετικές βεβαιώσεις.

Αν υπάρχουν διακοπές, άδειες ή περίοδοι των οποίων ο υπολογισμός δεν είναι σαφής, ζητήστε διευκρίνιση για το συγκεκριμένο διάστημα. Μην θεωρήσετε ότι κάθε χρονικό διάστημα που έχει παρέλθει από τον διορισμό προσμετράται αυτομάτως με τον ίδιο τρόπο.

Χρήσιμη ερώτηση προς την υπηρεσία: «Ποιος χρόνος πραγματικής δημόσιας υπηρεσίας προκύπτει από τα στοιχεία του φακέλου μου και ποια διαστήματα χρειάζονται ειδικό έλεγχο;» Όταν εκδοθεί η σχετική πρόσκληση ή προκήρυξη, ο υπολογισμός πρέπει να συνδεθεί με τον κρίσιμο χρόνο που εκείνη ορίζει.

3. Βρείτε τις πράξεις αναγνώρισης προϋπηρεσίας

Για την εργασιακή εμπειρία, το νέο άρθρο 85 του Υπαλληλικού Κώδικα προβλέπει ότι συνυπολογίζονται μήνες εργασίας εκτός δημόσιου τομέα που έχουν αναγνωριστεί σύμφωνα με το άρθρο 98. Η ύπαρξη μιας παλιάς σύμβασης ή βεβαίωσης εργοδότη χρειάζεται να εξεταστεί μαζί με την αντίστοιχη πράξη αναγνώρισης.

Τι να ελέγξετε: ποιο διάστημα αναγνωρίστηκε, με ποια απόφαση και αν η απόφαση έχει ενσωματωθεί στα υπηρεσιακά στοιχεία. Αν εκκρεμεί αίτημα αναγνώρισης, σημειώστε την εκκρεμότητα και ζητήστε ενημέρωση για την πορεία του.

Κρατήστε χωριστά τον χρόνο πραγματικής δημόσιας υπηρεσίας από την αναγνωρισμένη εργασία εκτός Δημοσίου. Η προσμέτρηση στην εργασιακή εμπειρία δεν σημαίνει ότι ο χρόνος αυτός καλύπτει αυτομάτως κάθε προϋπόθεση πραγματικής δημόσιας υπηρεσίας.

4. Ελέγξτε τους τίτλους σπουδών μαζί με τις σχετικές αποφάσεις

Συγκεντρώστε τον βασικό τίτλο σπουδών και τους πρόσθετους τίτλους που διαθέτετε. Έπειτα ελέγξτε τι ακριβώς έχει καταχωριστεί: ονομασία τίτλου, ίδρυμα, ημερομηνία κτήσης και οι αποφάσεις αναγνώρισης ή συνάφειας που απαιτούνται κατά περίπτωση.

Για τη μοριοδότηση μεταπτυχιακού και διδακτορικού, ο νόμος συνδέει την αποδοχή τους με την προβλεπόμενη κρίση συνάφειας προς τα αντικείμενα στα οποία απασχολείται ή μπορεί να απασχοληθεί ο υπάλληλος για τη βαθμολογική προαγωγή και τη μισθολογική του εξέλιξη. Για τίτλους αλλοδαπής ισχύουν οι ειδικοί όροι αποδοχής του νόμου.

Παράδειγμα ελέγχου: αν το μεταπτυχιακό εμφανίζεται στον φάκελο, αλλά δεν βρίσκετε την απόφαση συνάφειας, ζητήστε επιβεβαίωση ότι υπάρχει και αντίγραφό της. Μην συμπεράνετε μόνο από την απουσία του αντιγράφου σας ότι η συνάφεια δεν έχει κριθεί.

Η συγκέντρωση όλων των τίτλων διευκολύνει τον έλεγχο. Δεν σημαίνει ότι τα μόρια όλων των τίτλων προστίθενται μεταξύ τους· η μοριοδότηση ακολουθεί τους ειδικούς κανόνες του άρθρου 85.

Πηγή για τίτλους και προϋπηρεσία: άρθρο 12 του ν. 5331/2026 — νέο άρθρο 85 του Υπαλληλικού Κώδικα.

5. Ελέγξτε πιστοποιητικά και επίπεδα ξένων γλωσσών

Για κάθε ξένη γλώσσα σημειώστε το πιστοποιητικό που διαθέτετε και το επίπεδο που εμφανίζεται στην υπηρεσιακή καταχώριση. Αν έχετε αποκτήσει νεότερο ή ανώτερο πιστοποιητικό, επιβεβαιώστε ότι έχει γνωστοποιηθεί και καταχωριστεί.

Ο πίνακας του νέου άρθρου 85 αναφέρεται σε επίσημες ξένες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης και διακρίνει καλή, πολύ καλή και άριστη γνώση. Η απόδειξη των τυπικών και εκπαιδευτικών προσόντων γίνεται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο π.δ. 85/2022. Χρειάζεται συνεπώς έλεγχος του συγκεκριμένου αποδεικτικού και του επιπέδου του.

Τι να αναζητήσετε: το ίδιο το πιστοποιητικό και την αντίστοιχη καταχώριση. Αν υπάρχει διαφορά στην ονομασία ή στο επίπεδο, καταγράψτε την ακριβώς στο αίτημά σας προς τη μονάδα προσωπικού.

6. Καταγράψτε τα διαστήματα καθηκόντων ευθύνης και αναπλήρωσης

Αν έχετε υπηρετήσει ως προϊστάμενος ή αναπληρωτής προϊστάμενος, οργανώστε ξεχωριστά κάθε περίοδο. Σημειώστε το επίπεδο της μονάδας, τις ημερομηνίες και την πράξη με την οποία αναλάβατε τα καθήκοντα.

Το νέο άρθρο 85 προβλέπει ότι στη μοριοδότηση της εμπειρίας ευθύνης συνυπολογίζεται ο χρόνος που διανύθηκε μετά από επιλογή ή τοποθέτηση και ο χρόνος αναπλήρωσης. Γι’ αυτό αξίζει να ελεγχθούν και οι περίοδοι κατά τις οποίες ασκούσατε καθήκοντα ως αναπληρωτής.

Πρακτική καταγραφή: «Επίπεδο θέσης — από πότε έως πότε — αριθμός πράξης — πού εμφανίζεται στον φάκελο». Αν υπάρχουν διαφορετικές πράξεις για διαδοχικά διαστήματα, καταγράψτε τις ξεχωριστά ώστε να ελεγχθούν τυχόν κενά ή επικαλύψεις.

Η καθημερινή ανάληψη περισσότερων εργασιών ή ο άτυπος συντονισμός συναδέλφων δεν αρκούν για να χαρακτηρίσετε μόνοι σας ένα διάστημα ως αναγνωρίσιμη άσκηση καθηκόντων ευθύνης. Ζητήστε από την αρμόδια υπηρεσία να επιβεβαιώσει τη βάση και τον τρόπο υπολογισμού του.

7. Συγκρίνετε τον φάκελο με τις καταχωρίσεις στο ΣΔΑΔ

Αφού οργανώσετε τα έγγραφα, συγκρίνετε τα στοιχεία τους με τις καταχωρίσεις που σας γνωστοποιούνται στο ΣΔΑΔ. Εστιάστε στις συγκεκριμένες διαφορές: λανθασμένη ημερομηνία, τίτλος που δεν εμφανίζεται, διαφορετικός χρόνος υπηρεσίας ή περίοδος αναπλήρωσης που χρειάζεται έλεγχο.

Για να δείτε την προσωπική σας υπηρεσιακή εικόνα, ξεκινήστε από την επίσημη πύλη του ΣΔΑΔ (HRMS) και ακολουθήστε τη διαδρομή «Είσοδος ΣΔΑΔ» → «Εφαρμογή Υπαλλήλων». Συγκρίνετε τις διαθέσιμες καταχωρίσεις με τις πράξεις και τις βεβαιώσεις του φακέλου σας και σημειώστε τι χρειάζεται επιβεβαίωση από τη μονάδα προσωπικού.

Το νέο άρθρο 86Α προβλέπει ότι, μετά την επικαιροποίηση από τη μονάδα προσωπικού, οι υπάλληλοι ενημερώνονται και καλούνται να ελέγξουν τα στοιχεία τους. Σε περίπτωση αμφισβήτησης προβλέπεται ηλεκτρονική ένσταση μέσα σε πέντε εργάσιμες ημέρες από την ενημέρωση. Η υπηρεσία την εξετάζει μέσα σε δέκα εργάσιμες ημέρες.

Η ίδια διάταξη θέτει και απώτατο χρονικό όριο: υποβολή και εξέταση αυτών των ενστάσεων επιτρέπονται το αργότερο έξι μήνες πριν από τη συμπλήρωση της θητείας των προϊσταμένων Γενικής Διεύθυνσης. Ελέγξτε τις επίσημες οδηγίες που θα αφορούν την εφαρμογή της διαδικασίας στον φορέα σας.

Το σημείο που χρειάζεται προσοχή: η πενθήμερη προθεσμία συνδέεται με την προβλεπόμενη ενημέρωσή σας. Ακολουθήστε τις ημερομηνίες και τις οδηγίες που θα σας κοινοποιήσει η υπηρεσία σας. Ένα απλό αίτημα ελέγχου του φακέλου δεν υποκαθιστά την επίσημη ένσταση όταν ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη διαδικασία.

Πηγή: άρθρο 14 του ν. 5331/2026 — νέο άρθρο 86Α παρ. 3.

Κενό «Περίγραμμα Θέσης» στο ΣΔΑΔ: τι να κάνετε

Αν εμφανίζεται η τοποθέτησή σας σε ένα Τμήμα, ενώ το πεδίο «Περίγραμμα Θέσης» παραμένει κενό, ζητήστε από τη Διεύθυνση Διοικητικού/Προσωπικού να ελέγξει την καταχώριση και την αντιστοίχισή της με τη θέση σας. Η εικόνα της οθόνης δεν αρκεί για να προσδιοριστεί η αιτία της έλλειψης.

Το κενό πεδίο δεν αποδεικνύει από μόνο του απώλεια προϋπηρεσίας ή αποκλεισμό από τη διαδικασία. Η πραγματική υπηρεσία και τα καθήκοντά σας ελέγχονται με βάση τις σχετικές αποφάσεις και βεβαιώσεις. Η συμπλήρωση ενός πεδίου δεν αποτελεί από μόνη της εγγύηση συγκεκριμένης μοριοδότησης.

1. Καταγράψτε τι εμφανίζεται. Κρατήστε στιγμιότυπο της προσωπικής σας καταχώρισης και σημειώστε ποιο πεδίο είναι κενό ή παρουσιάζει διαφορά.
2. Βρείτε τα σχετικά αποδεικτικά. Αναζητήστε την απόφαση τοποθέτησης, τυχόν πράξεις ανάθεσης καθηκόντων και τις αντίστοιχες ημερομηνίες.
3. Υποβάλετε συγκεκριμένο έγγραφο αίτημα. Ζητήστε έλεγχο, την αναγκαία συμπλήρωση ή αντιστοίχιση και επιβεβαίωση των στοιχείων βάσει του υπηρεσιακού φακέλου. Κρατήστε αριθμό πρωτοκόλλου.
4. Ελέγξτε το αποτέλεσμα. Παρακολουθήστε την απάντηση της υπηρεσίας και επανεξετάστε την καταχώριση όταν ενημερωθείτε ότι ολοκληρώθηκε η ενέργεια.

Προσέξτε ποιο περίγραμμα εξετάζετε: ελέγξτε χωριστά το περίγραμμα της σημερινής σας θέσης εργασίας και το ειδικό περίγραμμα της θέσης ευθύνης που διεκδικείτε. Για τη δεύτερη περίπτωση, ανατρέξτε στην αντίστοιχη προκήρυξη και στα παραρτήματά της.

Σύντομο αίτημα για κενό περίγραμμα θέσης

Προσαρμόστε την παρακάτω διατύπωση στα πραγματικά στοιχεία της περίπτωσής σας:

Θέμα: Έλεγχος και συμπλήρωση στοιχείων θέσης στο ΣΔΑΔ

Στην ατομική μου καρτέλα στο ΣΔΑΔ εμφανίζεται η τοποθέτησή μου στο [Τμήμα], ενώ το πεδίο «Περίγραμμα Θέσης» παραμένει κενό. Παρακαλώ να ελεγχθεί η αντιστοίχιση με τη θέση εργασίας μου, να συμπληρωθούν τυχόν ελλείψεις και να επιβεβαιωθούν τα στοιχεία και οι ημερομηνίες υπηρεσίας σύμφωνα με τις σχετικές πράξεις του φακέλου μου. Επισυνάπτω στιγμιότυπο της καταχώρισης και [διαθέσιμες σχετικές αποφάσεις]. Παρακαλώ να ενημερωθώ εγγράφως για το αποτέλεσμα του ελέγχου και τυχόν επιπλέον στοιχεία που χρειάζονται.

Το αίτημα αυτό αφορά τον έλεγχο της καταχώρισης. Όταν ενεργοποιηθεί η επίσημη διαδικασία ελέγχου των επικαιροποιημένων στοιχείων, ακολουθήστε και την προβλεπόμενη ηλεκτρονική διαδικασία ένστασης μέσα στην προθεσμία που αναφέρεται παραπάνω.

Υπόδειγμα αιτήματος προς τη μονάδα προσωπικού

Το παρακάτω κείμενο είναι υπόδειγμα απλού αιτήματος ενημέρωσης και ελέγχου. Προσαρμόστε το στα στοιχεία που πράγματι σας αφορούν και υποβάλετέ το με τον τρόπο που χρησιμοποιεί η υπηρεσία σας.

Αν έχετε ήδη εντοπίσει διαφορά, προσθέστε μία συγκεκριμένη πρόταση: ποιο στοιχείο εμφανίζεται, ποιο θεωρείτε σωστό και ποια πράξη το τεκμηριώνει. Αυτό βοηθά περισσότερο από ένα γενικό αίτημα «να διορθωθεί ο φάκελος».

Ο τελικός έλεγχος πριν από την υποβολή της αίτησης

Όταν δημοσιευθεί η πρόσκληση ή η προκήρυξη που σας αφορά, χρησιμοποιήστε τον οργανωμένο φάκελό σας για έναν τελευταίο έλεγχο:

1. Επιβεβαιώστε σε ποιο στάδιο συμμετέχετε. Η αίτηση για τη γραπτή εξέταση και η αίτηση για συγκεκριμένες θέσεις ευθύνης είναι χωριστές διαδικασίες. Διαβάστε την αντίστοιχη επίσημη ανακοίνωση, τα παραρτήματα και τυχόν διορθώσεις της.
2. Σημειώστε τις ακριβείς προθεσμίες. Κρατήστε την ημερομηνία και την ώρα έναρξης και λήξης. Ελέγξτε επίσης σε ποια χρονική στιγμή πρέπει να πληρούνται οι προϋποθέσεις που σας αφορούν.
3. Διασταυρώστε κάθε δήλωση. Συγκρίνετε τα στοιχεία της αίτησης με τις υπηρεσιακές καταχωρίσεις και τα αποδεικτικά σας. Για έγγραφα που ζητούνται, ακολουθήστε τις συγκεκριμένες οδηγίες και τα υποδείγματα της διαδικασίας.
4. Ολοκληρώστε την απαιτούμενη τελική υποβολή. Ελέγξτε την ένδειξη ολοκλήρωσης που παρέχει η εφαρμογή. Η απλή αποθήκευση στοιχείων μπορεί να αποτελεί μόνο ενδιάμεσο βήμα.
5. Κρατήστε το αποδεικτικό. Αποθηκεύστε αντίγραφο της οριστικής αίτησης και τον αριθμό υποβολής, εφόσον εκδίδεται. Παρακολουθήστε τις επόμενες ανακοινώσεις και τυχόν αιτήματα για διευκρινίσεις.

Αν παρουσιαστεί τεχνικό πρόβλημα, καταγράψτε το μήνυμα και την ώρα και επικοινωνήστε έγκαιρα με το επίσημο κανάλι υποστήριξης που ορίζει η πρόσκληση. Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία υποβολής έχει ολοκληρωθεί εμπρόθεσμα.

Για τη σύνδεση της γραπτής εξέτασης με τις προκηρύξεις θέσεων και τις επιμέρους προθεσμίες, δείτε τον αναλυτικό οδηγό για το νέο σύστημα επιλογής προϊσταμένων ΑΣΕΠ.

Συχνές ερωτήσεις για τον έλεγχο του φακέλου

Μπορώ να ξεκινήσω τον έλεγχο πριν από την πρόσκληση;

Μπορείτε να οργανώσετε τα έγγραφά σας και να ζητήσετε ενημέρωση για τα υπηρεσιακά σας στοιχεία. Η αίτηση συμμετοχής, τα απαιτούμενα δικαιολογητικά και οι αντίστοιχες προθεσμίες θα ακολουθήσουν τους όρους των επίσημων προσκλήσεων και προκηρύξεων.

Αρκεί να αναφέρω ένα προσόν στο βιογραφικό μου;

Η αναφορά στο βιογραφικό δεν υποκαθιστά την προβλεπόμενη τεκμηρίωση και τον υπηρεσιακό έλεγχο. Συνδέστε κάθε στοιχείο με το αποδεικτικό του και ελέγξτε τι έχει καταχωριστεί.

Αν λείπει μια καταχώριση, χάνω οπωσδήποτε το δικαίωμα συμμετοχής;

Δεν μπορεί να εξαχθεί τέτοιο συμπέρασμα χωρίς έλεγχο της περίπτωσης. Έχει σημασία ποιο στοιχείο λείπει, αν πληρούται η ουσιαστική προϋπόθεση και τι προβλέπει η διαδικασία για τεκμηρίωση ή διόρθωση. Απευθυνθείτε εγκαίρως στη μονάδα προσωπικού.

Ο πλήρης φάκελος εξασφαλίζει την επιλογή μου;

Ο σωστός φάκελος βοηθά να αποτυπωθούν με ακρίβεια τα στοιχεία σας. Η επιλεξιμότητα και η επιλογή κρίνονται με βάση το σύνολο των προϋποθέσεων και των σταδίων της αντίστοιχης διαδικασίας.

Πηγές και τεκμηρίωση

• Βουλή των Ελλήνων: ν. 5331/2026 και στοιχεία δημοσίευσης.
• Εθνικό Τυπογραφείο: ΦΕΚ Α΄ 142/18.9.2026.
• Υπουργείο Εσωτερικών: εβδομαδιαίο δελτίο νομοθεσίας 38/2026.
• ΑΣΕΠ: επίσημες ανακοινώσεις και προσκλήσεις.
• Πλήρες ΦΕΚ του ν. 5331/2026 — αντίγραφο στον ιστότοπο του ΓΕΩΤΕΕ. Για τον παρόντα οδηγό: ιδίως άρθρο 12 για την τεκμηρίωση προσόντων και εμπειρίας, άρθρο 14 για την επικαιροποίηση των στοιχείων, άρθρο 16 για την υπηρεσιακή βεβαίωσή τους και άρθρο 28 για τις μεταβατικές προϋποθέσεις της πρώτης εφαρμογής.

Ο πίνακας και το υπόδειγμα αποτελούν βοηθήματα οργάνωσης. Για τον ατομικό υπηρεσιακό έλεγχο και τις ενέργειες που απαιτούνται στη δική σας περίπτωση ακολουθήστε τις οδηγίες της αρμόδιας μονάδας προσωπικού και τα επίσημα έγγραφα της διαδικασίας.